UG Broka voor online verwijzingen en -afspraken

De nood

In tijden waarin het Internet uitgegroeid is tot hét platform voor zakelijke transacties, blijven verwijzingen en afspraken in ziekenhuizen een zaak van pen en papier. Dat is verwonderlijk. Immers, de beveiligingsproblematiek waarachter de medische wereld zich graag verschuilt, is van de baan (of stelt een afsprakensysteem meer eisen aan beveiliging dan e-banking?). Bovendien zijn vele patiënten vragende partij voor gebruik van het Internet voor hun afspraken.

Het volume van verwijzings- en afprakentransacties in ziekenhuizen is nochtans aanzienlijk (naar schatting zo’n klein miljard in de EU) en de traditionele werkwijze is achterhaald. Ze leidt tot bureaucratie en is bron van verspilling en frustratie bij alle betrokken partijen, d.w.z. het ziekenhuis, de verwijzende arts en de patiënt. ‘Elimination of middle-men’ is ook in de zorg aan de orde.

De oplossing

UG Broka is een portaalapplicatie die naadloos aansluit op UltraGenda Pro en die wordt ‘ingehangen’ in de bestaande website of webportaal van het ziekenhuis of de zorgregio. UG Broka bevat twee portalen, één voor verwijzers en één voor de patiënt. Identificatie en authenticatie van gebruikers vindt plaats d.m.v. technologie naar keuze van de klant.

Verwijzende artsen hebben toegang tot zogenaamde ‘verwijspaden’, opgesteld door de betrokken ziekenhuisafdeling(en) en worden door middel van een online dialoog automatisch naar het ‘juiste’ afspraaktype gestuurd. Ze verwijzen de patiënt dus elektronisch. De patiënt kan dan telefoneren naar het ziekenhuis voor zijn afspraak of vice versa.

Indien gewenst, kunnen geautoriseerde patiënten hun verwijzing ook oppikken en online omvormen tot een afspraak. Dit gebeurt door interactie achter de schermen tussen UG Broka en UltraGenda Pro. Ook kan toelating gegeven worden aan regelmatige bezoekers om hun afspraak rechtstreeks, zonder verwijzing, te maken (bvb. dialysepatiënten). De aanpak kan beperkt blijven tot één ziekenhuis of zich uitstrekken over meerdere ziekenhuizen of tot de hele zorggemeenschap of -regio.

Mogelijkheden

• Verwijspaden worden zelfstandig door de betrokken diensten aangemaakt.
• Verwijzende artsen vullen de verwijspaden online in en ontvangen desgevallend een autorisatie met uniek nummer.
• De betrokken verwijzing komt meteen in UltraGenda Pro terecht voor (latere) boeking.
• De patiënt kan zijn afspraak telefonisch maken of online -steeds op basis van zijn uniek nummer.
• Aan bepaalde patiënten (dialyse patiënten bijvoorbeeld) kan de dienst de mogelijkheid bieden om zonder verwijzing een bepaald afspraaktype online te boeken.
• Verwezen patiënten kunnen ook door het ziekenhuis opgebeld worden om een afspraak te regelen i.p.v. omgekeerd. Call centers hebben daarin een belangrijke rol.
• Ook de verwijzende arts kan desgevallend voor zijn patiënt na online verwijzing de afspraak meteen boeken.