Généralités/fonctionnalités
Q: Qu’est-ce qu’un protocole d’orientation? Qui définit les protocoles d’orientation et de quelle manière?
Un protocole d’orientation est un arbre décisionnel. Cet arbre commence toujours par une question; dépendant de la réponse fournie une autre question est ensuite posée, une instruction donnée ou une recommandation autorisée. Un protocole d’orientation contient donc une question (par exemple pour le protocole ‘RX thorax’ la question ‘êtes-vous certain de vouloir recommander ce patient pour un RX thorax’), mais peut également consister de dizaine de questions (par exemple le protocole ‘imagerie’ orientera le médecin traitant vers le ‘bon’ examen CT pour son patient). Les protocoles d’orientation sont définis par chaque service individuel et ce directement dans UG Broka. Une formation d’une demi-journée est fortement conseillée.
Q: Qui a accès aux protocoles d’orientation. Peut-on limiter l’accès à certains protocoles?
Ces paramètres sont également définis par le service concerné. Ainsi donc le service de cardiologie peut concevoir un protocole d’orientation pour le médecin de ville menant à des recommandations pour une consultation ou une épreuve de force alors qu’un autre protocole d’orientation pour spécialiste de la région pourrait mener à une recommandation pour une angiographie.
Q: En plus du protocole d’orientation complété le médecin traitant peut-il transmettre d’autres informations?
Par type de rendez-vous (intervention, examen) le service concerné peut définir des questions et réponses pouvant/devant être complété par le médecin traitant. Une réponse peut prendre la forme d’un champ de texte libre mais peut également être prédéfinie pour que le médecin traitant ne doive plus que cocher. Il va de soi que des informations copiées dans le système de gestion du cabinet peuvent être collées dans les champs à texte libre.
Q: Nos médecins nous défendent d’autoriser les patients à réserver leur rendez-vous en ligne. Que vous conseillez-nous?
Ce refus se comprend –ce choc culturel est immense. Nous vous conseillons de progresser par étape et de commencer avec les recommandations en ligne. Celles-ci offrent un avantage direct et substantiel pour les médecins (moins de frais généraux, contrôle de la validation du type de rendez-vous). Cela leur donnera une confiance dans le système. Ensuite, il s’agit de montrer aux médecins qu’UG Broka ne fait rien d’autre que d’appliquer des règles et des contraintes qu’eux-mêmes ont définies. Tous les paramètres imaginables d’un rendez-vous peuvent être configurés de manière à satisfaire aux besoins du ‘propriétaire’ de l’agenda.
Q: Nous avons bien compris qu’un médecin peut recommander un patient pour un rendez-vous que le patient peut ensuite réserver. Mais est-ce que le médecin lui-même peut réserver le rendez-vous au nom de son patient?
Oui, au lieu de sélectionner ‘recommander’ le médecin de ville peut choisir ‘réserver’. Dans ce cas il imprime directement la confirmation de réservation et la remet au patient.
Q: Est-ce que les patients peuvent également annuler leur rendez-vous en ligne?
Cela dépend –c’est à nouveau un des multiples paramètres. Même la période endéans laquelle l’annulation peut (éventuellement) se faire est configurable, et ce pour éviter qu’un patient annule à 9h son rendez-vous de 9h30.
Q: Et les patients qui n’ont pas accès à l’Internet?
Ces patients prendront rendez-vous par téléphone sur base de la recommandation qu’ils ont reçu de leur médecin traitant. L’avantage est qu’ils ne doivent plus donner leur nom ni la raison de leur rendez-vous. En effet, grâce au code figurant sur la recommandation le service d’accueil ou le secrétariat aura accès à toutes les données, y compris le protocole d’orientation complété et pourra ainsi réserver le rendez-vous.
Q: Si j’ai bien compris, le patient reçoit son code personnel de son médecin traitant aussitôt après recommandation en ligne. Mais comment doivent faire les patients qui n’ont pas été recommandés et qui peuvent néanmoins réserver leur rendez-vous en ligne?
Ces patients reçoivent leur code directement du service concerné. En effet, ce code existe à tout moment dans UltraGenda, et il suffit de l’imprimer. Il va de soi que le service en question doit spécifier quel type de rendez-vous le patient peut réserver en ligne ainsi que les paramètres correspondants. Ailleurs dans ce questionnaire vous constaterez également qu’un système de carte d’identité électronique peut remplacer ce code. Dans ce cas le patient s’authentifie et verra immédiatement quel type de rendez-vous il peut réserver.
Q: Est-ce que Broka peut être utilisé pour des rendez-vous multi ressources?
Certainement. UG Broka permet des rendez-vous simples comme les rendez-vous multi ressources. Dans ce dernier cas le rendez-vous pris sera noté dans plus d’un agenda à la fois (par exemple médecin et salle).
Q: Les médecins travaillant dans l’hôpital mais voulant réserver leurs rendez-vous depuis leur cabinet privé utiliseront-ils UG Broka?
Généralement pas. Pour autant que la politique de sécurité le permette ils pourront utiliser UltraGenda Pro directement.
Q: Qu’entendez-vous par les paramètres d’un rendez-vous ?
Sans vouloir entrer dans les détails (qui font l’objet du cours de formation) il s’agit des réponses à la question: qui peut réserver quel rendez-vous et sous quelles conditions? Un exemple: patient x peut prendre rendez-vous en ligne pour une seule dialyse, mais uniquement les mardi et jeudi après-midi, au plutôt le lendemain, et à condition qu’il n’a pas d’autres rendez-vous en dialyse ‘ouverts’.
Déploiement
Q: Récemment quelqu’un m’a parlé du WWW du Broka. Que-en est-il?
On a du faire allusion au Win-Win-Win d’UG Broka. En effet, avec UG Broka chacun des participants dans le procès (médecin de ville, patient, établissement) continue à jouer son rôle, et ce d’une manière beaucoup plus moderne et efficace. Ainsi donc les avantages pour un des participants ne vont pas au détriment des autres. Tout le monde est gagnant -d’où le Win-Win-Win.
Q: Je suis médecin généraliste et, en fonction de la pathologie et d’autres circonstances j’envoie mes patients vers différents établissements. Comment cela marche-t-il avec Broka?
Cela dépend de la collaboration au sein de la région. En effet, UG Broka est intégré dans un portail. Dans la mesure ou ce portail ne concerne qu’un seul établissement (ou un groupe d’établissements) les recommandations et les rendez-vous en ligne seront évidemment limités à cet établissement (ou ce groupe). Dans la mesure où une plateforme régionale existerait, un choix pourrait être offert. Dans ce contexte nous travaillons régulièrement avec des partenaires. Aux Pays-Bas par exemple, le processus d’enregistrement et de recommandation au niveau de la région est traité dans l’outil de notre partenaire Zorgdomein, qui transmettra la recommandation à Broka pour que Broka puisse interagir avec UltraGenda Pro pour sa conversion en un rendez-vous.
Q: Comment puis-je savoir si un patient a bel et bien pris rendez-vous suite à une recommandation en ligne que j’ai fait au préalable?
Chaque recommandation apparaitra dans votre écran de bord dans la liste ‘recommandations ouvertes’. Dès qu’une recommandation est transformée en un rendez-vous –que se soit per téléphone, en ligne ou d’une autre manière- elle disparaitra de cette liste.
Q: Je suis patient et réserve mes rendez-vous à l’hôpital généralement par téléphone, mais devant me rendre très régulièrement à l’hôpital, je voudrais pouvoir garder les informations. Puis-je d’une façon ou d’une autre consulter ces informations sur l’Inter
Certainement, mais à condition que vous avez reçu votre code personnel ou que vous utilisez votre carte d’identité électronique. Vous verrez ainsi tous vos rendez-vous dans l’avenir avec les instructions éventuelles, même ceux qui n’ont pas été réservés sur l’Internet.
Q: Mon généraliste peut-il réserver un rendez-vous en mon nom?
Certainement. Le médecin de ville peut convertir immédiatement sa recommandation en rendez-vous, pour autant que l’établissement l’en ait autorisé.
Avantages
Q: Quels sont les avantages pour l’établissement de soins?
L’efficacité d’abord. Chaque recommandation ou chaque réservation en ligne signifie une économie d’argent et de ressources qui peuvent être mis au profit de la mission essentielle de l’hôpital à savoir les soins aux patients. En outre, le processus en ligne est de meilleure qualité. Ainsi, les critères pour la recommandation peuvent être parfaitement imposées de façon à ce que le médecin généraliste soit orienté vers ‘le juste’ type de rendez-vous pour son patient, et ce sur base des critères objectives. Enfin, il y a le facteur de transformation sur le plan du service. En rendant des processus routiniers accessibles en temps réel, les établissements de soins se hissent à la hauteur d’une entreprise moderne, ouverte et performante.
Technologie
Q: Comment fonctionnent l’identification et l’authentification?
UG Broka est un outil portail appelé à être intégré dans un portail existant (à niveau de l’hôpital, d’un groupe d’hôpitaux, d’une région,…). Idéalement, le contrôle d’accès et la sécurisation d’UG Broka seront assurés par ce portail. C’est donc le client lui-même qui décide comment les médecins traitants et les patients s’authentifient (marques, certificats, cartes électroniques, mots de passe). Souvent on intègrera avec des systèmes de gestion de cartes d’identité électronique (eID, DigiD).
Q: Le patient peut-il modifier son code?
Souvent, le code n’est pas utilisé en tant que moyen d’authentification et d’identification. En effet de plus en plus on fait appel à une ‘authentification forte’ (par exemple via une carte d’identité électronique) qui rend le code sans objet. Dans la mesure où le rendez-vous sera pris par téléphone sur base d’une recommandation par un médecin traitant il sera quand-même utile de disposer du code figurant sur la recommandation puisque le patient ne devra plus dans ce cas épeler son nom.
Q: Avec quels navigateurs peut-on utiliser UG Broka?
Tout médecin traitant ou patient autorisé pourra accéder au Broka depuis n’importe quelle plateforme ou n’importe quel navigateur.
